Dans une décision du 7 octobre 2025, la Chambre contentieuse de l’Autorité de protection des données (APD) a réitéré ses directives strictes concernant la clôture de la boîte mail professionnelle et du compte e-mail associé lors du départ d’un collaborateur. L’APD a estimé que les mêmes principes s’appliquent à la poursuite de l’utilisation du numéro de GSM mis à disposition pendant l’occupation.
Faits
La décision a été rendue à la suite d’une plainte déposée par un ancien administrateur délégué auprès de l’Autorité de protection des données (APD). La société n’avait pas désactivé le compte e-mail professionnel ni le numéro de GSM de l’administrateur après la fin de son occupation.
Quelques mois après son départ, l’administrateur avait demandé à la société de clôturer le compte e-mail et le numéro de GSM, ainsi que de supprimer les messages personnels. La société avait répondu que la boîte mail serait désactivée rapidement, mais que le numéro de GSM lui appartenait.
Il a été constaté que l’adresse e-mail du plaignant était encore active cinq mois après son départ, et que le numéro de GSM était encore utilisé par la société huit mois après son départ.
Décision
L’APD a réitéré dans sa décision que les principes de finalité, de licéité, de minimisation des données et de limitation de la conservation ne sont pas respectés lorsqu’une entreprise conserve l’accès à la boîte mail d’un collaborateur après son départ, ou lorsque l’adresse e-mail professionnelle de l’ex-collaborateur reste active et continue d’être utilisée. Un tel traitement ne repose sur aucune base légale.
Boite mail
Selon une jurisprudence constante de l’APD, une entreprise doit désactiver la boîte mail d’un collaborateur au plus tard le jour de son départ effectif, et prévoir un message automatique. Ce message doit informer tous les correspondants ultérieurs du départ de l’entreprise de l’ex-collaborateur. Il doit également fournir les coordonnées de la personne (ou l’adresse e-mail générale) à contacter à sa place. L’ex-collaborateur doit être informé de cette désactivation.
Après un délai raisonnable (en principe un mois), la boîte mail et le message automatique doivent être supprimés. Ce délai peut être prolongé jusqu’à trois mois maximum, en tenant compte du contexte et du niveau de responsabilités exercé par l’ex-collaborateur. Cette prolongation doit être dûment motivée et réalisée avec l’accord de l’ex-collaborateur, ou à tout le moins après l’en avoir informé.
Numéro de GSM
L’APD a confirmé que les directives mentionnées ci-dessus s’appliquent également à la poursuite de l’usage du numéro de GSM qui était mis à disposition durant l’occupation. La société soutenait que le numéro lui appartenait, puisqu’elle avait souscrit l’abonnement, et qu’il ne pouvait donc y avoir d’atteinte à la vie privée de l’ex-collaborateur. Cependant, selon l’APD, le numéro de GSM, ainsi que les communications effectuées via ce numéro, sont inextricablement liés au plaignant. Le traitement de ces données par la société doit donc être considéré comme étant un traitement de données à caractère personnel du plaignant.
Traitement illicite
L’APD a constaté une violation des principes de finalité, de licéité, de minimisation et de limitation de la conservation des données.
Le principe de finalité impose que les données à caractère personnel ne soient traitées que pour des finalités légitimes. Par ailleurs, en vertu du principe de licéité, tout traitement de données à caractère personnel doit se fonder sur une base légale, par exemple l’exécution d’un contrat. Pendant l’occupation, la gestion et l’utilisation de la boîte mail et du numéro de GSM sont nécessaires à l’exécution du contrat (notamment pour permettre la communication professionnelle). Cette base légale cesse cependant d’exister dès la fin de la relation de travail.
Le maintien temporaire de la boîte mail et du numéro de GSM après le départ doit donc reposer sur une nouvelle base légale. En principe, l’APD admet que l’entreprise puisse invoquer son intérêt légitime, notamment pour assurer la continuité des services et le bon fonctionnement de l’organisation.
L’APD a estimé qu’aucune base légale ne justifiait le maintien actif de l’adresse e-mail. Il n'existait pas non plus de base légale valable justifiant la poursuite de l'utilisation du numéro de GSM et le traitement des messages associés à ce numéro. Selon l’APD, la période indicative d’un mois après le départ avait été largement dépassée.
Enfin, la société avait également omis de donner suite à la demande d’effacement des données formulée par le plaignant. La conservation des données de communication, qu’elles soient professionnelles ou privées, pour une durée indéterminée après la fin du contrat, constitue selon l’APD une violation du principe de licéité. L’APD a pris en compte le fait que le plaignant avait travaillé plus de 10 ans dans l’entreprise, et que celle-ci lui avait permis d’utiliser le GSM à des fins personnelles. La conservation de ces communications personnelles après la fin du contrat, sans finalité ni limitation dans le temps, a aggravé la violation.
Sanction
Au moment de la décision, la société était en liquidation judiciaire et n’exerçait plus aucune activité opérationnelle. L’APD a donc estimé qu’il était approprié de limiter la sanction à un avertissement et de ne pas infliger d’amende administrative.
Point d’attention
Dans sa décision du 7 octobre 2025, l’APD a réitéré ses lignes directrices concernant la désactivation des comptes e-mail après le départ d’un collaborateur – qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un indépendant. Les mêmes principes s’appliquent au numéro de GSM mis à disposition pendant l’occupation.
Compte tenu de ces directives, il est recommandé de mettre en place une politique claire et transparente concernant la désactivation des comptes e-mail et des numéros de GSM lors du départ d’un collaborateur. Il convient de paramétrer à temps des messages automatiques, d’informer le collaborateur concerné, et de supprimer les comptes et les données de communication dans un délai raisonnable.
L’équipe Data Protection de Claeys & Engels est à votre disposition pour toute question relative à ce sujet.
